Aanvullijsten
In Afosto helpen aanvullijsten je om je voorraadbeheer te automatiseren en te optimaliseren. Deze functie signaleert automatisch welke producten je moet bijvullen op basis van slimme instellingen, zoals bestelpunten en optimale voorraadniveaus. Zo voorkom je tekorten, minimaliseer je overbodige voorraad en houd je je toeleveringsketen soepel draaiend.
Wat zijn aanvullijsten?
Een aanvullijst is een overzicht van producten die onder een bepaald voorraadniveau (het bestelpunt) zijn gezakt. Het systeem berekent hoeveel je moet bestellen of verplaatsen om je voorraad weer op peil te brengen, rekening houdend met je magazijninstellingen en inkoopeenheden. Dit bespaart tijd en helpt je om datagestuurde beslissingen te maken.Hoe passen aanvullijsten in Afosto?
Aanvullijsten zijn een onderdeel van de module Inkoop in Afosto. Ze werken samen met andere functies, zoals productbeheer, inkooporders en ontvangstlijsten.
Hier is hoe het proces eruitziet:
- Configureer je magazijninstellingen: Stel per product in wanneer en hoeveel je wilt aanvullen.
- Genereer een aanvullijst: Zie direct welke producten aandacht nodig hebben.
- Neem actie: Bestel nieuwe voorraad, verplaats producten tussen magazijnen of exporteer de lijst voor verdere analyse.
- Sluit de lijst: Markeer de aanvulling als voltooid om je voorraad up-to-date te houden.
Magazijninstellingen voor de aanvullijst
Aanvullijsten werken op basis van de magazijninstellingen die je per product hebt ingesteld. Voordat je deze functie gebruikt, moet je die instellingen goed configureren. Alleen dan krijg je kloppende aanbevelingen voor je voorraad. Voor de magazijninstellingen hebben we een bulkactie beschikbaar.
Belangrijke instellingen
Elk product kan eigen instellingen hebben per magazijn en bedrijf. Dit zijn de belangrijkste velden:
- Veiligheidsvoorraad: Extra voorraad om onverwachte vraag of leveringsvertragingen op te vangen.
- Bestelpunt: Het niveau waarop je nieuwe voorraad moet bestellen om tekorten te voorkomen.
- Optimaal voorraadniveau: Het ideale aantal dat je op voorraad wilt hebben voor een soepele operatie.
- Maximaal voorraadniveau: De bovengrens van wat je in een specifiek magazijn wilt opslaan.
Let op: Meerdere bedrijven kunnen hetzelfde magazijn gebruiken in Afosto. Door instellingen per bedrijf aan te passen, houd je de voorraadniveaus en bestelvoorkeuren apart. Dit maakt het flexibel en afgestemd op jouw situatie. Het gebruik van meerdere bedrijven is optioneel en alleen relevant voor complexe organisaties. In de meeste gevallen zal het magazijn door enkel je eigen bedrijf gebruikt worden.
Een aanvullijst genereren
Met een aanvullijst in Afosto zie je in één oogopslag welke producten je moet bijvullen, gebaseerd op de ingestelde magazijninstellingen per product, magazijn en bedrijf. Deze functie helpt je om je voorraadbeheer te stroomlijnen. Zorg ervoor dat je magazijninstellingen (zoals bestelpunten en optimale voorraadniveaus) correct zijn geconfigureerd voordat je een lijst genereert, anders kunnen de aanbevelingen onvolledig of onjuist zijn. Door een aanvullijst te genereren, kun je:
- Ontdekken welke producten actie nodig hebben: Zie direct welke producten onder hun bestelpunt zijn gezakt.
- De juiste aanvulhoeveelheid bepalen: Bereken hoeveel je per magazijn en bedrijf moet bestellen of verplaatsen.
- Voorraad optimaliseren: Voorkom tekorten en overvoorraad door je voorraadniveaus in balans te houden.
Deze functie biedt een helder overzicht van je aanvulbehoeften, waardoor je efficiënter en nauwkeuriger je voorraad beheert.
Hoe begin je?
Je genereert een aanvullijst om te zien welke producten bijgevuld moeten worden. Dit doe je zo:
- Ga naar het gedeelte Inkoop in de linkerzijbalk van Afosto. Klik op Aanvullijsten.
Klik rechtsboven op de knop + Lijst genereren.
Er verschijnt een venster. Kies hier het Magazijn en Bedrijf waarvoor je de lijst wilt maken. Klik daarna op Genereren.
Wat zie je in de lijst?
Het systeem toont automatisch producten die onder hun bestelpunt zijn gezakt. Je ziet:
- Welke producten bijgevuld moeten worden.
- Hoeveel je per magazijn en bedrijf moet aanvullen.
- Suggesties om je voorraad optimaal te houden zonder tekorten of overschotten.
Bekijk de voorgestelde hoeveelheden en pas ze aan als dat nodig is. Handig, toch?
Aanvullijst afronden
Nadat je een aanvullijst hebt gegenereerd, kun je deze op verschillende manieren verwerken om je voorraadbeheer af te ronden. Hier zijn de beschikbare opties:
- Lijst openen: Klik op Aanvullijst openen om de lijst te bekijken en te bewerken. Je kunt producten verwijderen of hoeveelheden aanpassen voordat je actie onderneemt, zoals bestellen bij een leverancier of voorraad verplaatsen tussen magazijnen.
- Lijst sluiten: Klik op Sluit de aanvullijst zodra je alle producten hebt aangevuld. Dit markeert de lijst als voltooid. Let op: Zorg ervoor dat de voorraad daadwerkelijk is bijgewerkt in Afosto, anders verschijnen deze producten opnieuw op een nieuwe aanvullijst.
- Exporteren naar CSV: Klik op Lijst exporteren (.csv) om de lijst te downloaden. Gebruik dit voor offline analyse, bijvoorbeeld in Excel, of om te delen met collega’s of leveranciers.
Tip: Wil je een lijst verwijderen? Klik op het ellips-icoontje (⋮) naast de lijst en kies Verwijderen. Dit is handig als een lijst niet meer nodig is.
Wil je een lijst weggooien? Klik op het ellips-icoontje (drie puntjes) en kies Verwijderen.
Hoe wordt de aanvullingshoeveelheid berekend?
Afosto berekent automatisch hoeveel je moet aanvullen om je voorraad op het optimale niveau te brengen. De formule is eenvoudig:
Aanvullingshoeveelheid = Optimaal voorraadniveau - Huidige voorraad
Een product verschijnt op een aanvullijst als de huidige voorraad onder het ingestelde bestelpunt ligt. Dit zorgt ervoor dat je tijdig actie kunt ondernemen.
Voorbeeld
Stel, je beheert Product A in Magazijn A voor Bedrijf A met de volgende instellingen:
- Huidige voorraad: 8 stuks
- Bestelpunt: 10 stuks
- Optimaal voorraadniveau: 50 stuks
Stap-voor-stap berekening:
- De huidige voorraad (8 stuks) is lager dan het bestelpunt (10 stuks), dus Product A verschijnt op de aanvullijst.
- De aanvullingshoeveelheid is: 50 (optimaal niveau) - 8 (huidige voorraad) = 42 stuks.
Dit betekent dat je 42 stuks moet bestellen of verplaatsen om de voorraad van Product A weer op het optimale niveau te brengen.
Tip: Controleer of inkoopeenheden (zoals per 6 stuks of per krat) invloed hebben op de bestelhoeveelheid.
Dubbele bestellingen voorkomen
Afosto helpt je om overbodige bestellingen te vermijden door slimme controles in te bouwen. Het systeem houdt rekening met twee factoren bij het berekenen van de aanvullingshoeveelheid:
- Bestaande aanvullijsten: Als een product al op een andere open aanvullijst staat, zie je dit in de kolom Op aanvullijsten in de interface. Dit voorkomt dat je hetzelfde product meerdere keren bestelt.
- Inkomende voorraad: Verwachte leveringen, zoals producten op een ontvangstlijst van een leverancier of een overboeking vanuit een ander bedrijf, worden getoond in de kolom Inkomend.
Deze hoeveelheden worden automatisch afgetrokken van de voorgestelde aanvullingshoeveelheid. Zo bestel je alleen wat je daadwerkelijk nodig hebt, zonder risico op overvoorraad.
Voorbeeld:
Stel, Product A heeft een aanvullingshoeveelheid van 42 stuks. Als er al 10 stuks op een andere aanvullijst staan en 5 stuks onderweg zijn (inkomend), berekent Afosto: 42 - 10 - 5 = 27 stuks. Je hoeft dus maar 27 stuks extra te bestellen.
Tip: Controleer altijd de kolommen Op aanvullijsten en Inkomend voordat je een bestelling plaatst, om zeker te weten dat de hoeveelheden kloppen.
Bestellen en eenheden
In Afosto kun je per product besteleenheden instellen, zoals verkopen per stuk en inkopen in een vaste hoeveelheid (bijvoorbeeld per 6 stuks of per krat). De voorgestelde hoeveelheid in de kolom Opnieuw bestellen op een aanvullijst is gebaseerd op deze standaard inkoopeenheid. Afosto berekent dit automatisch, maar je kunt de hoeveelheid handmatig aanpassen als dat nodig is.
Hoe werkt de berekening?
Het aanvullingsadvies wordt berekend als: Optimaal voorraadniveau - Huidige voorraad. Vervolgens zet Afosto deze hoeveelheid om naar de standaard inkoopeenheid en rondt naar boven af, zodat je altijd in hele eenheden bestelt. Dit voorkomt dat je halve pakketten of kratten bestelt.
Voorbeelden
Hieronder zie je hoe Afosto de aanvullingshoeveelheid aanpast aan verschillende inkoopeenheden:
Losse eenheden
- Aanvullingsadvies: 76 stuks
- Standaard inkoopeenheid: 1 stuk
- Te bestellen: 76 stuks (76 ÷ 1 = 76)
Inkopen per 6 stuks
- Aanvullingsadvies: 76 stuks
- Standaard inkoopeenheid: 6 stuks per verpakking
- Te bestellen: 13 verpakkingen (76 ÷ 6 = 12,67, afgerond naar 13; totaal 78 stuks)
Bulk (kratten)
- Aanvullingsadvies: 76 stuks
- Standaard inkoopeenheid: 1 krat = 24 stuks
- Te bestellen: 4 kratten (76 ÷ 24 = 3,16, afgerond naar 4; totaal 96 stuks)
Let op: Door afronding naar boven kan de bestelde hoeveelheid iets hoger zijn dan het aanvullingsadvies. Dit zorgt ervoor dat je bestelling aansluit bij je inkoopeenheden, maar controleer of dit past bij je opslagcapaciteit.Meer weten? Zie de documentatie over Producteenheden toevoegen (#) voor hulp bij het instellen van inkoopeenheden.
Tot slot
Met aanvullijsten in Afosto automatiseer je je voorraadbeheer. Het systeem houdt rekening met bestelpunten, optimale voorraadniveaus, bestaande lijsten en inkomende voorraad, zodat je alleen bestelt wat nodig is. Dit houdt je voorraad in balans en voorkomt onnodige kosten. Klaar om te starten? Ga naar de Inkoop-module in Afosto en genereer je eerste aanvullijst!